Secrétaire d'administration scolaire et universitaire -SASU-

Missions

Mission 1 : Planification - Coordination et Suivi

Planification

En fonction du calendrier universitaire, des contraintes de locaux, des effectifs étudiants et des impératifs propres à chaque formation :

Collecter, analyser les demandes des salles centrales
Réaliser le projet prévisionnel de planning d'occupation des amphis
Gérer (analyse décision) des autres salles centrales
Gérer et planifier les grilles personnalisées des formations
Organiser la planification des examens gérés par la DES (pré réservation, planification examens dans ADE)
Remplacer à titre exceptionnel les gestionnaires de salles en cas de longue absence
Gérer et planifier des grands évènements cibles (pré-rentrée,.)

Coordination et suivi

Co-animer l'équipe « Référents ADE »
Suivre l'organisation des planifications des activités hors enseignement
Assurer une circulation fluide des informations auprès des composantes, directions et services concernés par le logiciel ADE

Mission 2 : Formation et Communication

Participer à la formation des nouveaux personnels sur le logiciel
Former à titre individuel les agents en demande
Organiser des ateliers de renforcement sur des thématiques cibles
Assister et conseiller auprès des utilisateurs de l'application ADE
Mettre en place et développer des process de planification de l'ensemble des services concernés
développer des actions de communication en faveur des étudiants
Assurer la gestion des pages du site internet - Intranet en lien avec le logiciel ADE

Mission 3 : Aide au Pilotage de l'activité

Participer aux réunions du service et à d'autres réunions selon les thématiques
Etablir le suivi du logiciel ADE
Participer au développement du logiciel
Participer au planning prévisionnel par année de formation
Gérer les éventuels ajouts, modifications tout au long du semestre des ressources principales en termes de planification (Offre de Formation, Enseignants, Salles)
Collaborer étroitement avec le pôle contrôle et qualité des données de la Cellule ADE
Participer à l'élaboration du calendrier prévisionnel opérationnel de gestion des activités dans ADE
Participer à l'optimisation de la gestion des salles dans ADE
Participer à la réalisation du bilan du service


CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur
Connaissance de l'organisation de l'établissement et son fonctionnement
Connaissance des règles en matière de scolarité et de formation

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Connaitre les bases du logiciel ADE
Utiliser le logiciel APOGEE
Utiliser les outils de bureautique
Utiliser les rapports Business Objects
Respecter les procédures de la scolarité
Savoir s'organiser et prioriser
Avoir des aptitudes à accompagner le changement
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes d'information
Gérer la confidentialité des informations et des données
Travailler en équipe et en relation partenariale
Prendre et rédiger des notes, documents de tout ordre
Animer une équipe
Posséder des capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction
Savoir gérer son activité dans un calendrier
Savoir travailler en équipe

SAVOIRS ÊTRE

Rigueur et fiabilité
Sens de l'organisation
Réactivité
Capacité à gérer le stress
Créativité
Force de propositions
Capacité relationnelles, d'écoute et de dialogue
Capacité de conviction
Rigueur et sens des responsabilités
Discrétion professionnelle


Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables

Une expérience en tant que gestionnaire de scolarité ou une expérience au sein d'un EPSCP.